電子契約の法制化を見据え電子文書管理システムを導入

大東建託株式会社

2020年3月12日　15時55分

２０２０年７月より全入居関連書類のオンライン閲覧が可能に

大東建託株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：小林克満）のグループ会社、大東建託パートナーズ株式会
社（本社：東京都港区、代表取締役社長：佐藤功次）は、２０１９年１２月より、将来的な不動産取引契約の電子化を見据えたペーパーレス化の推進と、コンプライアンス強化、ワークスタイル改革を目的に、当社グループを横断して使用可能な電子文書管理システムを導入し、本年７月までに、１００万件以上の全入居関連書類を電子化します。
従来、賃貸借契約に伴い当社グループ各社で必要となる契約書類は、全て同社にて原本を保管していました。本システムの導入により、必要な時に安全な環境下で契約書類を閲覧でき、入居者様からの契約内容に関する問い合わせに対し迅速な対応が可能となります。また、タブレット等での閲覧も可能になり、退去立ち会い時に必要だった契約書類原本の持ち出しが不要となるため、紛失リスクを低減しコンプライアンスの強化にもつながります。
当社グループは今後も、業務の効率化によりサービス品質を向上し、入居者様の快適な暮らしをサポートしていきます。

■法改正を見据えたペーパーレス化と、ワークスタイル改革による業務の効率化
現在当社グループでは、全国で約１００万件の賃貸借契約を管理すると同時に、毎年約３０万件の新規賃貸借契約が締結されており、新規契約分よりすでに電子化を開始しています。入居者様の快適な暮らしをサポートする２４時間３６５日受付の入居者様専用コールセンター「いい部屋サポートセンター」では、年間約１５０万件のお問い合わせを受け付けていますが、全件の電子化が完了することで、各営業所の書庫に保管された契約書類の検索が不要となり、契約内容の確認作業は大幅に短縮される見込みです。

また、日本の宅地建物取引業者が行う不動産取引は、消費者保護の観点から対面・書面交付にて行うことが法律で定められていますが、社会を取り巻く環境が急速に変化する中、２０１９年１０月には、「ＩＴ重説」が国土交通省の社会実験の中で検証されるなど、不動産業界でもアナログな契約手続きの見直しが図られています。こうした将来的な電子契約の法制化を見据えたペーパーレス化の取り組みとしても、電子化を推進していきます。